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公開日 : 2019年7月3日
テーマ : 情シスコンサルタントの提言
第26話:情シス/IT部門のPMOが会議で発言できない理由とは?

● 発言できない情シスPMOの悩み
「会議で全く発言できないんです」
 
ある情シスPMOのメンバーから相談を受けました。
 
日々、多くの会議に出席しているが、ほとんど発言ができずに悩まれているとのこと。
 
その理由を聞いてみると
 
「その業務領域はまったくの未経験で知見がない」
「ユーザーとベンダーの話に全くついていけない」
「その領域を勉強するにも、範囲が広すぎて…」
「PMOとして役に立っていないのではないか」
 
と言いながら、大きなため息をついています。
 
PMOにとって、未知の領域で会議を進めることは珍しくありません。このような状態で日々を過ごすと、自信を失い、メンタルが壊れかねません。
 
情シスPMOとして、どう対応していけばよいのでしょうか?
 
 
● コメンテーターではなくファシリテーター
そもそも、なぜ会議で発言しないといけないのでしょうか?
 
会議の出席者は、それぞれ役割があります。
 

  • 意思決定する人
  • 意見を出す人
  • 進行する人
  • 記録をとる人
  • 状況を把握しにきた人
  • 牽制しにきた人
  •  
    役割によっては、発言しない方がいい場合もあります。
     
    ここでPMOの人が陥りやすい罠とは何でしょうか?
     
    それは、PMOが「意見を出す人」になろうとすることです。
     
    業務や技術の専門性がない中で無理に意見を出そうとすると、的外れな意見となり、周りから浮いてしまいます。発言が軽視され、相手にされなくなってしまいます。
     
    PMOは、まず「進行する人」、言い換えると「ファシリテーター」であるべきです。
     
    話の流れに意識を集中させ、全体の発言を促し、論点を整理し、適切な人にコメントを求め、脇道にそれたら戻します。場が膠着したら、議論の「呼び水」となる質問を投げかけたりします。
     
    その会議が目的を達成するかどうかを「設計」し、そこに責任を持ちます。その成果が「決定事項」と「To-Do」になります。
     
    そう考えると、本質的には別の問題が見えてきます。
     
    発言できないのは
     
    「会議に対して受け身だから」
     
    ということです。
     
    言い換えると、会議の準備が不足しているのです。
     

  • 事前に自分なりの論点を整理していない
  • 事前に呼び水となる質問を準備していない
  • 事前に会議の流れと落としどころをイメージできていない
  • 関連する資料やメールに目を通していない
  • 必要最低限の勉強が足りていない
  •  
    PMOにとって、会議は「準備が9割」です。手ぶらで参加するユーザーとは、立場も役割も異なるのです。
     
    「会議がうまくいかない責任はPMOにある」という当事者意識が先にあれば、必要な準備は見えてくるはずです。手当たり次第に勉強をするのではなく、論点に応じて、調査の強弱もつけられるようになります。
     
     
    ● 攻めの情シス/IT部門は会議運営から
    PMOにとって、会議や打ち合わせは日常シーンです。
     
    その会議や打ち合わせをPMOが「受け身」ではなく「主体的」に回しているかどうか。そしてその準備に時間を割いているかどうか。
     
    準備ができていれば、自然と「発言」も多くなります。主体性をもった会議運営は、自信にもなり「メンタル」にも好影響をもたらします。
     
    そのようなPMOが、プロジェクトの「質」と「進捗」を引き上げていきます。
     
    貴社の情報システム部門/IT部門のPMOは、会議で「発言」できていますでしょうか?
     
     
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    <関連コラム>
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    第23話:情シス/IT部門に求められるPMOとは? ~PMOの役割と必要性~
     
    第18話:情シス/IT部門のPMOが気を遣いすぎるとどうなるか?
     
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    情シスコンサルタント 田村昇平
    IT部門の育成・強化を専門とするコンサルタント。ITプロジェクトの企画から導入・保守までの全工程に精通し、そのノウハウを著書「システム発注から導入までを成功させる90の鉄則」(技術評論社)で公開している。

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