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議事録って必要なの？

面倒ですよね、議事録。

議事録作成が楽しくて仕方ない、という人はきっといないだろうと思います。

書かずに済ませる代案はいくつも思いつくのに、それでも手間をかけて議事録を書くのは何故でしょうか？

議事録は、決して価値の低い雑務などではありません。

ポイントやコツを整理しながら、議事録を書くことの価値について考えてみたいと思います。

「何を」「誰に」伝えるか

議事録に書くべき情報（何を書くか）は、以下の通りです。

・決定事項（決まったこと）
・未決定事項（決まらなかったこと）
・要確認事項（確認が必要なこと）
・ToDo（誰が何をするか）

そして、何を書くかと同じくらいペルソナ設定（誰に向けて書くか）も重要です。

・プロジェクト関係者（会議の参加者と欠席者）
・プロジェクトオーナー
・経営層

このあたりが、議事録を見る人としてイメージしやすいと思います。

議事録は、あらゆる立場の人（自分以外の全員）に向けたものと意識してください。

体言止めや素っ気ない箇条書きでも、決して失礼な印象を与えることはありません。
伝えるべきことを、伝えるべき相手に、簡潔に伝えましょう。

ポイントは「早く・短く」

議事録は鮮度が命です。
1分1秒でも早く出すことが肝要です。

最もありがちな間違いは、一語一句を漏らさず記録した「会話メモ」を作ってしまうことでしょう。

そもそも “発言を記録する” のが目的なら、録音した音源を残しておくのがベストです。

あえて文字化するのは ”要約された情報が欲しいから” なので、ためらわず大胆に文字量を削ってください。

「できたてのファストフード」のおいしさが求められているのが議事録です。

完成度よりスピード重視で、仕上げてしまいましょう。

コツは「事前準備」と「割り切り」

会議前の10分程度で構いません。
どういう会議内容になるのか、事前に脳内シミュレーションしてから本番に臨んでみてください。

予習できていれば、大事なポイントを聞き逃がしてしまう心配が減るので、文字起こしに奮闘する必要がなくなります。

もし先回りで「仮説ベースの議事録」を作ることができるなら、それを加筆修正するだけで議事録が仕上がってしまいます。

長い文章は、そもそも読んでもらえません。
長文の「会話メモ」を出してしまうと、言った言わないとか、表現違いとか、要点から外れた議論のタネを生んでしまいます。

重箱にたくさん詰めようとするから、隅が目立ってしまうのです。

もっと小さく、弁当箱に詰めるイメージで、バランスよく適度な文量で書いてください。

議事録ってクリエイティブ

議事録は「夜のスポーツニュース」のようなものです。

昼間の試合をその日のうちに、ダイジェストでお知らせすることに意味があり、翌日だと遅すぎます。

一部始終を放送する時間もないので、ハイライト（要点）だけを伝えることになりますが、ここが腕の見せどころです。

議事録には「要点を簡潔にまとめる」という文書作成における基本ルールや作法がぎっしり詰まっています。

ポイントやコツをしっかり押さえ、議事録の達人を目指しましょう！