システム導入を発注側から支援する株式会社インフィニットコンサルティング

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公開日 : 2020年1月21日
テーマ : RFP/RFI
第33話:なぜそのRFPはベンダー見積もりが10億円を超えてしまうのか?

● ベンダーの提案を受けて手詰まりになる
「5億円以下で提案してくれるベンダーを紹介してほしい」
 
ある情シス部長から相談がありました。
 
その企業では、自社でRFPを作成し、ベンダー5社に提案を依頼しました。ベンダーから回答があり、5社とも10億円を超えていたそうです。
 
そんな予算はなく、ベンダーを再度リストアップしているとのことでしたが、お困りの様子。
 
そこでRFPの資料一式を見せてもらうことにしました。
 
RFPをパラパラめくると、すぐに引っかかる部分がありました。
 
 
● RFPがベンダーを決めてしまう
そのRFPを拝見すると、「営業支援」「販売管理」「会計」と基幹システムの「全て」がスコープとなっていました。
 
思わず「コレ全部ですか?」と聞いてしまいました。
 
RFPのスコープが広すぎると、ユーザー企業側のリスクが一気に広がります。
 
では、どのようなリスクが発生するのでしょうか?
 

(1) ベンダー見積もりが高騰するリスク
スコープが広すぎると、ベンダー側の「プロジェクトマネジメントコスト」「大規模体制を維持するコスト」「リスクに対するバッファコスト」等が上積みされ、システム以外のコストが異常に跳ね上がる。
 
(2) ベンダーが見つからなくなるリスク
スコープの全てをカバーする「パッケージ」や「ソリューション」をもった超大手やERPベンダーしか提案できなくなる。少数精鋭の中小ベンダーは、大規模な体制を組めずに辞退してしまう。
 
(3) 自社内で受け入れ体制が不十分となるリスク
業務の全領域で「データ移行」と「受け入れテスト」が発生し、ユーザー側で十分な体制が組めなくなる。情シス・IT部門の支援も分散し、回らなくなる。
 
(4) プロジェクトマネジメントの難易度が高くなるリスク
ユーザー側でも壮大なWBSを作成し、タスクの進捗管理だけで忙殺される。課題は頻発し、対応しきれなくなる。
 
(5) 受け入れテストで原因調査に時間がかかり、延伸するリスク
最後の会計で数字が合わない場合、どこが原因なのか、特定に時間がかかる。調査対象が全業務に及び、その調査の裏で別の障害が多発し、さばききれなくなる。

 
というわけで、RFPのスコープを広げすぎると、ユーザー企業にとっては、リスクも大きくなります。
 
スコープをある程度小さく切り出すことで、そこに強みをもった中小のパッケージベンダーも提案の土俵に上がることができます。
 
すると、価格もバリエーションが出てきて、予算に応じた選択も可能になります。
 
自社でも、余裕をもった「データ移行」と「受け入れテスト」が行えます。
 
RFPのスコープが広いこと自体は悪いことではありませんが、リスクをあらかじめ許容しているかが重要です。「予算に余裕がない」「自社の人的リソースが不足している」「外資系のようにドラスティックな改革が難しい」などのリスク要因があるなら、段階的に確実な導入を計画するべきです。
 
その計画を主導するのが、情報システム部門・IT部門の重要な役割ということです。
 
 
● RFP修正でプロジェクトを立て直す
冒頭の企業は、RFPを見直しました。
 
現行の「会計」は、あるパッケージを使っており、そこまで大きな問題を抱えていませんでした。いわば「見直すならついでに」という勢いで、スコープに含まれていました。
 
そこで、「会計」をスコープから外し、継続使用する方針にしました。
 
同じく、「営業支援」は、そもそもの要求が整理できておらず、投資効果が不明確でした。いったんスコープから外し、次のフェーズで導入計画を立てることになりました。
 
その結果、スコープは「販売管理」のみとなります。
 
すると、選択肢が広がり、今まで検討したことのなかったベンダーが多く浮上しました。しかも、その業種に特化した魅力的な選択肢ばかりです。
 
ベンダーの再提案を受け、「パッケージ+カスタマイズ」で、3億円弱の提案を採用しました。予算内で十分に対応できます。
 
現在、順調に受け入れテストを行っています。
 
貴社のRFPは、適切なスコープになっていますでしょうか?そのRFPは、情報システム部門・IT部門が適切に誘導できていますでしょうか?
 
 
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<関連コラム>
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情シスコンサルタント 田村昇平
IT部門の育成・強化を専門とするコンサルタント。ITプロジェクトの企画から導入・保守までの全工程に精通し、そのノウハウを著書「システム発注から導入までを成功させる90の鉄則」(技術評論社)で公開している。

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