システム導入を発注側から支援する株式会社インフィニットコンサルティング

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公開日 : 2019年8月14日
テーマ : 情シスコンサルタントの提言
第28話:情シス/IT部門が外部人材を使う本当の意味とは?

●あるIT部門の大きな決断
「IT部門の社員はPMに専念する」(※PM:プロジェクトマネージャー)
 
以前、ご支援した企業のIT担当役員が発信したメッセージです。
 
それまでIT部門は、膨大な数のITプロジェクトを担当していました。システム調査、ベンダー調整、社内調整、会議推進・出席、各種資料作成など、やることはキリがありません。
 
1つのプロジェクトでも大変なのに、それをどの社員も2~3つ掛け持ちしていて、まさしく忙殺されていました。社員はいつも終電で帰り、休日出勤も当たり前でした。
 
トラブルも多く発生しており、忙しいわりにIT部門の評判は良くありません。周囲から感謝されることも少なく、疲弊した社員は次々と辞めていきます。新しい人が来ても、3年以内にいなくなります。
 
この問題を解決するため、トップが冒頭の宣言をしました。
 
社員はプロジェクトの「PM」のみを担当し、それを補佐する「PMO」は全て「外部コンサルタント」という編成になりました。
 
 
●外部コンサルタントという選択肢を考える
IT部門にとって、外部コンサルタントを使うメリットは何でしょうか?
 
以下にメリットを挙げてみます。
 

<IT部門のメリット>
① ITプロジェクトの専門家、即戦力を採用できる
② IT部門の人手不足をすぐに解消できる
③ 不要になれば解約し、恒久的に人件費を払わなくて済む
④ 社員は最低限の人数で効率的に回せる
⑤ 雑務を外に出し、社員はコア業務に注力できる
⑥ 外部人材は、社内政治や保身に関係なく、客観的に行動できる
⑦ コンサルの存在が、ITベンダーへの牽制になる
⑧ プロジェクト経験が豊富で、安定して推進できる
⑨ 外部コンサルが残した資料がノウハウになる
⑩ IT部門全体がレベルアップする

 

このように、外部コンサルは、使い方次第ではとても効果的です。とりわけ、「PMO」はどのプロジェクトでも同じ役割が求められるため、外部に任せやすいといえます。

  • プロジェクト管理(進捗、課題、リスク、費用)
  • ベンダー調整
  • 会議推進、ファシリテーション
  • 資料作成
  •  
    では、社員は何をすればいいのでしょうか?
     
    今までは忙しくて手が回らなかった、より重要で本質的な役割を担うのです。「PM」の本来の業務とも言えます。

  • 経営層との経営戦略・方針とのすり合わせ
  • 業務トップとの重要項目の調整
  • プロジェクト全体の管理、方針の提示
  • 重要局面での判断、行動
  •  
    社員は、雑務から解放され「付加価値の高い業務」に専念できるようになります。多くのプロジェクトを無理なく掛け持ちでき、全社的に影響力を行使できるようになります。
     
    忙しくなった時は、社員に踏ん張ってもらう。基本的には、それで正しいと思います。ただ、あまりにもやることが多すぎると、社員は「付加価値の低い雑務」に追われてしまいます。特にプロジェクトを多く掛け持ちすると、「雑務」だらけになります。
     
    もし、社員に付加価値の高い仕事のみを求めるならば、そうでない仕事を積極的に外部に任せる。それがトップの行うべき判断となります。
     
    外部リソースは、必要なときに必要な分だけ活用する。それが、最も合理的で賢い使い方ではないでしょうか。
     
     
    ●外部コンサルは手段であって目的ではない
    冒頭の企業は、全てのプロジェクトでPMOを外部コンサルで調達し、社員はPMだけを担当します。その結果、数年後には次のようになりました。
     

  • 残業が大幅に減った
  • 離職率が大幅に低下した
  • 業務部門との関係性が良くなった
  • プロジェクトの品質が大幅に上がった
  • IT部門の社内での影響力が大きくなった
  •  
    近年は、どの企業もIT部門の見直しを迫られています。
     
    企業によってアウトソーシングする領域は様々ですが、IT部門の方針が如実に表れる部分でもあります。
     
    貴社のIT部門/情報システム部門は、外部リソースを戦略的に活用していますでしょうか?
     
     
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    <関連コラム>
    第26話:情シス/IT部門のPMOが会議で発言できない理由とは?
     
    第25話:情シス/IT部門のPMOはトップマネジメントを意識していますか?
     
    第23話:情シス/IT部門に求められるPMOとは? ~PMOの役割と必要性~
     
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    情シスコンサルタント 田村昇平
    IT部門の育成・強化を専門とするコンサルタント。ITプロジェクトの企画から導入・保守までの全工程に精通し、そのノウハウを著書「システム発注から導入までを成功させる90の鉄則」(技術評論社)で公開している。

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