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COLUMN | コラム詳細

公開日 : 2019年7月17日
テーマ : 情シスコンサルタントの提言
第27話: IT部門/情シスにおけるステアリングコミッティの準備とは?

●ステアリングコミッティがうまくいかない
「ステコミのやり方を指導してほしい」
 
ある支援先の常務から依頼がありました。
 
そのプロジェクトは特に田村の支援対象ではなかったのですが、お困りの様子だったので、とりあえず確認することに。
 
早速、プロジェクトマネージャーのAさんにヒアリングしました。
 
まずステアリングコミッティ(以下、ステコミ)のアジェンダを確認すると、進捗・課題・リスク・コストの報告とのことで、問題はない様子。
 
ところが、お伺いしてみると、Aさんが一生懸命に説明しても、多くの指摘を浴びるそうです。時間内に終わらず、常務からいつも怒られるとのこと。
 
そこでステコミの「資料」と「議事録」を見せてもらいました。すると理由がすぐに分かりました。
 
 
●ステコミでオーナーを巻き込んでいるか
Aさんのステコミの「資料」で気づいた点は何でしょうか?
 
それは、週次定例会の延長で準備していた、ということです。
 
週次定例会は、現場レベルの情報共有・確認の場です。
 
具体的で細かい課題や解決策を検討しますが、それは現場レベルの話です。WBSも担当者別の詳細タスクです。
 
一方で、ステコミはプロジェクトオーナー(以下、オーナー)への報告です。
 
オーナーは自身が動くべき事案があるかを探っています。

  • 取引先や関連部門のトップに話を通す
  • 全体的な方針を示す
  • 意見が分かれているものに判断を下す
  •  
    その判断材料として、プロジェクト全体の話が聞きたいのです。逆に現場レベルの細かすぎる話は聞きたくありません。そのレベルの話をひたすら聞かされると、オーナーはどうなるか…ということです。
     
    Aさんからステコミの資料を見せてもらいましたが、週次定例会とほとんど同じ資料でした。当然ながら、説明も現場レベルの細かい内容になっていました。
     
    Aさんには、ステコミのフォーマットを提示し、ステコミ専用の準備をお願いしました。

  • 概要スケジュールでの予実を作る
  • 課題やリスクは報告すべきものだけをピックアップする
  • 具体的な説明は省略し、要点のみで話を組み立てる
  • オーナーの想定質問に対する回答や資料を準備する
  • 説明のリハーサルを行う(最重要!)
  •  
    次に、Aさんのステコミの「議事録」で気づいた点は何でしょうか?
     
    過去議事録のどれをみても「決定事項」と「オーナーのTo Do」が全く記載されていなかった、ことです。
     
    ここにオーナーを巻き込めたかどうかが現れます。これらがゼロの場合は、ステコミの内容を見直した方が良いでしょう。
     
    オーナーは偉い立場なので、気を遣うのはよくわかります。しかし、気を遣いすぎると、「プロジェクトオーナー」という体制図上のトップが機能せず、意味がありません。
     
    少々言葉は悪いですが
     
    「プロジェクトを成功させるためにオーナーを利用すべき」
     
    です。
     
    オーナーが動けば、一瞬で解決することはたくさんあります。特に悪い情報ほど、積極的に相談することで、問題が大きくなる前に対処することができます。
     
    そのためには、日頃よりステコミ用のアンテナを張っておくことが重要です。オーナーに報告すべきこと、オーナーに判断してほしいこと、オーナーに動いてほしいこと、それらを記録しておき、アジェンダに反映するのです。
     
     
    ●ステコミの成否は雰囲気で分かる
    Aさんは次のステコミでリベンジに臨みました。
     
    新しく準備した資料で、細かい話はせずに要点のみに絞って説明します。
     
    報告は15分で終了し、残りの15分は雑談になりました。
     
    その雑談は、前向きで笑いに包まれ、いつもと異なる空気のまま終了しました。
     
    「決定事項」と「オーナーのToDo」も明確になっています。

    <決定事項>

  • 今回のスコープからXX事業は外す
  • <ToDo>

  • XX事業の担当役員に話を通す(オーナー)
  • 取引先との打ち合わせに同席する(オーナー)
  •  
    オーナーは「引き続き頼む」と上機嫌でAさんに話されていました。
     
    貴社のIT部門/情報システム部は、ステアリングコミッティにおいて、プロジェクトオーナーを巻き込む内容になっていますでしょうか?
     
     
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    <関連コラム>
    第6話:経営層がプロジェクト状況を的確に把握する方法とは?
    第25話:情シス/IT部門のPMOはトップマネジメントを意識していますか?
     
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    情シスコンサルタント 田村昇平
    IT部門の育成・強化を専門とするコンサルタント。ITプロジェクトの企画から導入・保守までの全工程に精通し、そのノウハウを著書「システム発注から導入までを成功させる90の鉄則」(技術評論社)で公開している。

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