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公開日 : 2020年6月2日
テーマ : RFP/RFI コラム
第38話:RFPのジレンマ ~ 詳しく書きすぎると高額になる ~

● ベンダーから高額の見積もりがきた
「RFPで細かく要求しすぎたのは失敗だったのでしょうか?」
 
ある情シスメンバーから相談を受けました。
 
基幹システムのリプレイスで、要求を細かく定義し、RFPとして提案したところ、各ベンダーから軒並み高額のカスタマイズ費用を提示されたそうです。
 
実は、RFP作成においては「超あるある話」で、特に販売管理パッケージの場合は、日常的に見られる光景です。
 
RFPでは、提案金額を抑えるために、細かく要求しない方が良いのでしょうか?
 
 
● この状況をどう捉えるか
まず、RFPを書く上では、現行調査をしっかりと行うことが必要です。
 
なぜなら、現状をしっかり把握しないと、後になって考慮漏れが発覚するからです。特にシステム外でエクセル管理していたり、CSVファイルを手作業で他システムに取り込んでいたりする場合、システムだけを見ていると抜け落ちます。
 
また、現場のユーザーからは「細かく聞いてくれなかった」とシコリを残すことにもなります。現状の課題を伝えたくても、伝える場がなければ、プロジェクトに対して冷めてしまいます。
 
ユーザーと信頼関係を築き、現場をプロジェクトに巻き込む意味でも、しっかりとした現行調査のプロセスは重要です。
 
では、その調査結果をもとに、RFPで要求を細かく書きすぎるとどうなるでしょうか?
 
はい、ベンダーの提案金額が「ありえない程に高額」になります。パッケージがカスタマイズだらけになるからです。
 
だからといって、要求を概要だけにとどめて、細かく書かない方が良いのでしょうか?
 
いえ、そういうわけにもいきません。
 
細かい要求調整を後回しにすると、ベンダーと後のフェーズで「仕様変更」という扱いになります。そして結局は請求され、大きく揉めます(苦笑)
 
この時になると、ベンダーに吹っ掛けられても「ロックオン」されているため、ベンダーを変えることはできません。選定前ならば、競争原理が働き、吹っ掛けられることはありません。
 
よって、細かい要求整理は先か後か?
 
と聞かれれば、迷わず先となります。ベンダーを決める前に、細かい要求整理と、それにかかる金額を把握しておくべきです。その上で
 
高額提示を受けた後に、どう動くか?
 
ここが重要です。
 
単純に金額だけを見て切り捨ててしまうのか、RFPの書き方が間違っていたと非難するのか、プロジェクトを止めてしまうのか。
 
そうではありません。
 
これはチャンス!BPRをするチャンス!
 
と捉えるべきです。
 
「カスタマイズだらけ」ということは、それだけ市場パッケージにはない「独自のやり方」が多すぎる証拠でもあります。
 
社内だけでどれだけBPRをやろうとしても、小手先のムダを改善する程度しかできません。大きく変えようとしても、担当者に「絶対に必要」と言い張られてしまうと、誰も反論できないからです。
 
一方で、ベンダーからの「他社ではやっていない」という「外部評価」と、予算内に収めないといけないという「プロジェクト制約」を前面に出した方が、BPRは進めやすくなります。
 
内部で敵対せずに、外部に「共通の敵」を作れるからです。
 
カスタマイズ部分(GAPリスト)をテコにして、BPRを進める。そして細かい要求も加味して、最もFITするパッケージを選ぶ。
 
これがパッケージによる「標準化」を成功させるポイントになります。
 
 
● ラストスパートが勝負を決する
冒頭の情シスメンバーは、GAPリストをもとに、次々と行動に移していきました。

  • GAPの代替運用を検討し、要求を極限まで取り下げ
  • ベンダーとカスタマイズ金額を減らす調整
  • 調整後に再見積もりをとり、再評価を実施
  •  
    特に、ベンダー調整では「松竹梅の梅で金額を減らす」「不明点は質問攻め」「見積もりの内訳をしつこく確認」「ベンダーから削減案を出してもらう」等、あらゆる手をつくしました。これをベンダーの数だけやったので、その労力は凄まじいものでした。
     
    その結果、予算は少しオーバーしたものの、経営層も納得する金額に収まることになりました。
     
    「RFPの後の方がメチャクチャ忙しかった」
     
    と情シスの方は振り返っていました。
     
    RFPは、提案書をもらってからが本当の勝負です。
     
    プレゼンまで指をくわえて待っているか、直前まで内部調整とベンダー交渉をやり切るのか。
     
    RFP作成まで大変な労力がかかりますが、気を抜くのはもう少し後です。ベンダー決定までの最後のツメを誤ると、今までの苦労が台無しになってしまいます。
     
    貴社の情報システム部門・IT部門は、提案書をもらってから、どのように動いていますか?
     
     
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    <関連コラム>
    第37話:コロナ影響下で情シス/IT部門はRFPを進められない?
    第35話:パッケージ選定は必ずRFIを出して一発勝負を避ける
    第34話:パッケージの自由度のなさは本当にデメリットなのか?
     
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    情シスコンサルタント 田村昇平
    IT部門の育成・強化を専門とするコンサルタント。ITプロジェクトの企画から導入・保守までの全工程に精通し、そのノウハウを著書「システム発注から導入までを成功させる90の鉄則」(技術評論社)で公開している。

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