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公開日 : 2020年4月28日
テーマ : RFP/RFI コラム 情シス論
第37話:コロナ影響下で情シス/IT部門はRFPを進められない?

● RFPを進められない
「この状況でRFP作成は無理ですよね?」
 
コロナショックの中、RFP作成中のあるIT部門の方から相談を受けました。
 
・約8割の社員が在宅テレワークとなった
・ユーザーにヒアリングできない中で、RFPは作れない
・RFPを渡すベンダーも動けないので急ぐ必要はない
・社員の健康を第一に考えないといけない
・プロジェクトを止めても、誰も困らない
・プロジェクト運営が難しい
 
など多くの「止める理由」をお話しされました。
 
田村は思わず
 
「それは会社としての見解ですか?」
 
と聞き返しました。
 
事実がところどころ含まれているため、全てが正しいように聞こえてしまいます。しかし、大半は個人の仮説や思い込みが含まれていて、当人のスタンスが色濃く出ていると感じました。
 
このコロナ状況下で、RFPは進めた方が良いのでしょうか?
 
 
● IT部門だからこそRFPと向き合う
結論から言うと、RFP作成を止める理由はありません。主な理由を3点挙げます。
 

① ユーザーを捕まえやすい
RFP作成において、最重要かつ最難関なのが「業務要求一覧」です。この作成には、ユーザーの協力が欠かせません。
 
普段は、現場業務を抱えているため、捕まえて話を聞くだけでも容易ではありません。しかし、在宅テレワークなら捕まえやすくなります。オンライン会議でじっくり話を聞けます。自宅にいるなら、資料の確認や修正依頼もお願いしやすくなります。
 
業種にもよりますが、繁忙期がなくなった現場は、プロジェクトに時間を当てやすくなります。
 
② ベンダーも暇している
ベンダーも影響をモロに受けています。
 
顧客が活動自粛を始めると、真っ先に凍結させられるのが、ベンダーの仕事です。人が大量に余っているそうです。
 
その状況で、RFPが送られてきたらどうでしょうか?
 
ベンダーは喜んで応じます。暇だったメンバーに仕事を振れるし、営業はじっくりと腰を据えて取り組めます。(と実際にベンダーに言われました。)
 
③ プロジェクトの重要感を認識させられる
そもそも、プロジェクトを延期した場合、どのような影響があるのでしょうか?
 
RFPを作るようなプロジェクトは、会社でも非常に重要な位置づけです。延期するということは、「高コスト」「業務の非効率性」「属人化」「機会損失」などの問題も垂れ流しのまま、先送りするということです。
 
延期することは簡単ですが、安易にその判断で良いのでしょうか?メリット、デメリットを天秤にかけて、経営判断を仰ぐべきです。
 
「このプロジェクトは当社にとって最重要なので、止めずに進める」
 
という経営トップのメッセージが発信されたなら、メンバーの自己重要感を満たします。それは、将来に渡って強力な動機付けになります。

 
IT部門の立場で言えば「社員の健康第一」という大義名分で、プロジェクト凍結の方が「楽」かもしれません。
 
ですが、この「楽」というのは、個人の価値観ではないでしょうか。
 
そもそも「健康第一」だから「プロジェクト凍結」というのは繋がっていません。できない理由を並べて、思考停止に陥っているだけです。
 
いつ解除されるか分からない状態で、他力本願でずっと指をくわえて待っているのでしょうか。元通りになる保証がない中で、古い働き方に固執して、動かない理由にするのでしょうか。
 
IT部門だからこそ、ITを駆使して、この困難をどう乗り切っていくのか。それを真っ先に考え、提案や行動に移すべきではないのでしょうか。
 
IT部門が会社の「エンジン」となるのか、「ブレーキ」となるのか。
 
この状況下では、情シス・IT部門の「位置づけ」が強制的に「再定義」させられます。
 
 
● IT部門にとっても大きな変革期
現在、田村がお手伝いしている会社で3社、RFP作成を進めています。3社ともトップの号令のもと、「最重要プロジェクト」として力強く推進しています。
 
中にはヨーロッパのベンダーと調整している案件もあります。先方も大変な状況にもかかわらず、非常に前向きで協力的です。こんな状況だからと、追加費用なしで在宅からのトライアルユーザー数を増やしてくれたりしています。
 
ある現場では、オンライン会議でプロジェクトキックオフを行い、オーナーが「このプロジェクトは最重要なので止めない」と力強く宣言していました。
 
プロジェクトとしては、作業場所が職場から自宅に変わっただけです。
 
貴社の情報システム部門/IT部門は、現状に対してどのように動いていますでしょうか。
 
単純に縮小や凍結を選ぶのか。試行錯誤しながらも時代に合わせて環境に適応し、進むのか。
 
これは、アフターコロナの世界で、競合と埋められないほどの大きな差となるかもしれません。
 
そのきっかけは、IT部門のちょっとした差だと思います。
 
 
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<関連コラム>
第36話:情シス/IT部門のPMOがオンライン会議で上手くファシリテーションする方法
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情シスコンサルタント 田村昇平
IT部門の育成・強化を専門とするコンサルタント。ITプロジェクトの企画から導入・保守までの全工程に精通し、そのノウハウを著書「システム発注から導入までを成功させる90の鉄則」(技術評論社)で公開している。

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